Externalisez l’administratif de votre organisme
Gestion administrative d’organisme de formation : vous formez, je m’occupe du reste
Conventions, convocations, émargements, suivi des stagiaires, dossiers de financement, bilan pédagogique et financier : c’est le métier que j’ai exercé comme responsable administrative et pédagogique. Je le reprends pour vous, ponctuellement ou chaque mois.
Ce que je prends en charge
Avant la formation
- Devis, conventions et contrats de formation
- Positionnement et recueil des besoins
- Dossiers de prise en charge (OPCO, France Travail, contrat de professionnalisation, POE)
- Convocations et livrets d’accueil
Pendant la formation
- Feuilles d’émargement et suivi de l’assiduité
- Suivi administratif et pédagogique des stagiaires
- Relations avec les financeurs et les entreprises
- Gestion des abandons et des réclamations
Après la formation
- Attestations, certificats de réalisation
- Questionnaires de satisfaction et bilans
- Facturation et relances des financeurs
- Archivage des preuves pour Qualiopi
Les échéances annuelles que je surveille pour vous
- Bilan pédagogique et financier (BPF) : la déclaration annuelle obligatoire de tout organisme ayant un numéro de déclaration d’activité, à déposer au printemps sur Mon Activité Formation. Je prépare les données tout au long de l’année pour qu’il ne soit plus une corvée.
- Veille réglementaire, pédagogique et métier exigée par Qualiopi : je l’organise et j’en garde la trace.
- Audits Qualiopi : un dossier de preuves tenu à jour en continu, pour aborder chaque audit de surveillance ou de renouvellement sans rush.
- Catalogue sur Mon Compte Formation (EDOF) : mise à jour des sessions et suivi des dossiers, si vous êtes référencé.
Des outils simples, qui restent chez vous
Je travaille avec vos outils (logiciel de gestion de formation, tableur, drive partagé) ou je mets en place des tableaux de suivi Excel clairs : sessions, stagiaires, financements, indicateurs Qualiopi. Tout reste accessible et compréhensible par votre équipe, même si nous arrêtons de travailler ensemble.
Vous accueillez des stagiaires en situation de handicap ? Voir aussi ma mission de référente handicap.
Pour qui ?
Les petits organismes de formation (de 1 à une dizaine de personnes), les formateurs qui ont créé leur structure et passent trop de temps sur l’administratif, les CFA d’entreprise ou les organismes qui traversent un pic d’activité ou une absence dans l’équipe. Je travaille à distance partout en France et sur place à Besançon et dans le Doubs.
Récupérez du temps pour former
Dites-moi ce qui vous pèse le plus : on commence par là. Toutes mes prestations pour les organismes de formation.